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January 10, 2024

Umlegbarkeit von Software-Lösungen für den Gebäudebetrieb - Wie Mieter, Betreiber und Eigentümer profitieren

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Win-Win-Win-Situation dank Umlage von laufenden Software-Kosten

Der Markt für Dekarbonisierungs- und Digitalisierungsangebote im Immobiliensektor ist groß. Mit derartigen Software-Lösungen kann der Gebäudebetrieb digital, einfach und dauerhaft optimiert werden. Das klingt zunächst zu schön, um wahr zu sein, denn durch Software zur Betriebsoptimierung werden nicht nur der Betrieb, die technische Gebäudeausrüstung und sämtliche energietechnische Anlagen portfolioweit optimiert und überwacht, sondern es wird dadurch auch möglich, Energiekosten für Mieter:innen zu senken. Häufig als SaaS-Lösung angeboten, können monatliche Lizenzgebühren in vielen Fällen als laufende Betriebskosten auf die Mieter:innen umgelegt werden, die wiederum insgesamt von einem effizienten Betrieb profitieren. Kosten für allgemein genutzte Energie verringern sich, Räume werden nicht mehr unnötig beheizt, Verschattung findet rechtzeitig und automatisiert statt, bevor sich ein Gebäude aufheizt. Die bedarfsgerechte Energienutzung und die dadurch bedingte Reduktion von unnötiger Energieverschwendung sorgen dafür, dass dem Mieter geringere Nebenkosten entstehen. Auch etwaige CO2-Emissionsgebühren werden durch eine Verringerung des Ausstoßes gesenkt.

Auf den Punkt gebracht: Die Gesetzesgrundlage

In Deutschland regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV), welche Kosten auf die Mieter:innen umgelegt werden dürfen. Voraussetzung: Die Umlage ist im Mietvertrag vereinbart. Für die Vermieter:innen ist eine jährliche Abrechnung über die entstandenen Betriebskosten, in welche die Mieter:innen Einsicht haben, Pflicht. Damit Kosten umgelegt werden dürfen, müssen sie einen direkten Bezug zur Bewirtschaftung des Gebäudes haben. Zwar gilt die Betriebskostenverordnung vorrangig bei wohnwirtschaftlich genutzten Gebäuden, die Erfahrung hat allerdings gezeigt, dass auch in gewerblichen Mietverhältnissen häufig auf sie Bezug genommen wird. Bei Software-Lösungen, die der Betriebsoptimierung dienen, ist besonders § 2 von Bedeutung, denn hier werden auch laufende Kosten als umlagefähig aufgeführt, die der Überwachung und Prüfung der Anlagen dienen.

Beispiel: Die Berücksichtigung der Gebäudeleittechnik ist in der Rechtsprechung bislang anerkannt. Software-Lösungen wie die von aedifion werden als Erweiterungen der Gebäudeausrüstung gesehen und können demnach grundsätzlich ebenfalls als umlagefähig gelesen werden.

Ein weiteres Gesetz, das für die Umlagefähigkeit von Software für die Betriebsoptimierung in Gebäuden spricht, ist die Verordnung über die Heizkostenabrechnung (HeizkostenV). Ihr Ziel ist es, in Gebäuden mit zentralen Heizungsanlagen für eine gerechte und transparente Verteilung der Heizkosten zu sorgen und damit gleichzeitig Anreize für eine effiziente Nutzung zu schaffen. Laut HeizkostenV können u.a. die Überwachung und Wartung der Anlagen, zu der auch das in der VDI-Richtlinie 6041 geregelte technische Monitoring gehört, umgelegt werden. Die Produkte von aedifion werden stellenweise als Werkzeug für das technische Monitoring nach VDI 6041 eingesetzt., weshalb auch auf dieser Grundlage eine Umlagefähigkeit denkbar ist.

Gleiches gilt für das Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetz (HeizKG) in Österreich, da hier Betreuung und Wartung unter die umlagefähigen Lösungen fallen. In der Rechtsprechung gab es allerdings noch keinen entsprechenden Fall.  

Fazit zur Umlagefähigkeit von Software für den Gebäudebetrieb

Insgesamt sprechen zahlreiche Argumente für die Umlagefähigkeit von Cloud-Lösungen zur Optimierung des Gebäudebetriebs. Mit einer Umlage der monatlich laufenden objektbezogenen Kosten (einmalige Installationskosten sind hiervon ausgenommen) entstehen den Mieter:innen keine Nachteile, da die erzielten Einsparungen diese Kosten übersteigen. Die Einsparungen können sogar bis zu 40 Prozent der Betriebskosten ausmachen. Dadurch ist die Lösung klar im Sinne aller Beteiligten und es sind keine Fälle bekannt, in denen gegen eine Umlage Einspruch erhoben wurde.

Unser Tipp für Ihre Mietverträge: Sollte ein Mietvertrag neu abgeschlossen werden, empfiehlt es sich, eine Formulierung zur Umlage und Verteilung der Betriebskosten zu wählen, welche die erbrachten Leistungen beziehungsweise den Nutzen beschreibt, nicht jedoch die Art und Weise der Maßnahme. Zum Beispiel: „Die anfallenden Kosten des Betriebs, der Überwachung, der Pflege und der Optimierung von technischen Anlagen können umgelegt werden.“

aedifion ermöglicht vor allem eine Optimierung des Betriebs der Anlagen und erzielt so einen niedrigeren Energieverbrauch. Die Ergänzung von bestehenden Formulierungen um die Optimierung ist daher empfehlenswert.

Im Fall von bereits bestehenden Mietverträgen sollten Vermieter:innen die vorhandenen Regelungen überprüfen und gegebenenfalls wie oben beschrieben anpassen.

Bitte beachten Sie: Unsere Recherchen und Einschätzungen fußen auf der aktuellen Gesetzeslage, stellen aber keine gültige Rechtsberatung dar.

Die aedifion Cloud-Plattform hilft Ihnen nicht nur, Ihre Gebäude nachhaltiger und klimafreundlicher zu betreiben, sondern ermöglicht Ihnen optimierte Betriebsabläufe und verringerte Betriebskosten. Wir begleiten Sie außerdem auf Ihrem Weg zur DGNB-Gebäudezertifizierung.

DGNB-Gebäudezertifizierung
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