"Digitales Facility Management ist kein Nice-to-Have mehr"

Der Druck auf die Facility-Management-Branche wächst: steigende Anforderungen, zunehmende Komplexität in der Gebäudetechnik und ein akuter Fachkräftemangel stellen Betreiber zunehmend vor Herausforderungen. Im Interview erklärt Christoph Meyer, Business Development Manager bei aedifion mit langjähriger Erfahrung in der Gebäudeautomation und im technischen Facility Management, wie KI-basierte Cloud-Lösungen gezielt unterstützen – und warum Betreiberfirmen sowie Eigentümer gerade jetzt den Schritt in die digitale Betriebsführung wagen sollten.

Die Facility-Management-Branche steht aktuell unter hohem Druck. Wo liegen die größten Herausforderungen?

Die Branche erlebt derzeit eine doppelte Belastung: Einerseits wächst die Nachfrage nachhochwertigen Facility Services kontinuierlich – laut der aktuellen Lünendonk-Studie 2024 allein im vergangenen Jahr um knapp zehn Prozent auf ein Marktvolumen von 64,8 Milliarden Euro. Gleichzeitig spüren wir im Austausch mit unseren Kunden und Partnern, dass der Fachkräftemangel viele Betreiberfirmen zunehmend unter Druck setzt. Hinzu kommt die steigende Komplexität der technischen Gebäudeausrüstung (TGA): Systeme wie Heizung, Klima, Lüftung und Gebäudeautomation erfordern heute spezialisierte Betreuung – und qualifiziertes Personal ist immer schwerer zu finden. Dabei zeigt unsere Erfahrung: Ein gut gemanagter Betrieb der TGA trägt entscheidend dazu bei, Ressourcen effizienter zu nutzen und gleichzeitig Energieverbrauch sowie CO₂-Emissionen messbar zu senken. Das Facility Management wird so zum Hebel für mehr Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit im Gebäudebetrieb – ein Faktor, der angesichts wachsender ESG-Vorgaben und Dekarbonisierungsziele zunehmend in den Fokus rückt.

Wie können Cloud-Technologie und KI hier konkret unterstützen?

Cloud-basierte Softwarelösungen, die künstliche Intelligenz nutzen, bieten dem Facility Management enorme Entlastung. Sie ermöglichen es, nicht nur schneller auf Störungen im technischen Betrieb zu reagieren, sondern auch proaktiv zu agieren. Auf Basis von Echtzeitdaten lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und beheben – noch bevor Beschwerden entstehen oder es zu Systemausfällen kommt. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels spart das wertvolle Zeit und Ressourcen und trägt gleichzeitig zu einer nachhaltig besseren Servicequalität bei.

Was bedeutet das konkret im Gebäudebetrieb?

Ein Beispiel: Cloud-Plattformen zur digitalen Betriebsoptimierung erfassen und analysieren Betriebsdaten aus der Gebäudeautomation und von IoT-Sensoren in Echtzeit. Diese Informationen werden übersichtlich in Dashboards dargestellt und sind jederzeit über eine Weboberfläche abrufbar. Durch KI-gestützte Analysen erkennt der Betreiber sofort Abweichungen oder Fehlfunktionen – etwa wenn die Heizung in einem Bürogebäude außerhalb der Arbeitszeiten läuft. Das Facility Management erhält daraufhin klare Handlungsempfehlungen zur Optimierung, ohne jede einzelne Anlage manuell überprüfen zu müssen. Auch wichtige Kennzahlen wie Energieverbrauch, CO₂-Emissionen oder Nutzerkomfort werden dadurch transparent und einfacher kontrollierbar.

Wie helfen solche Systeme dem Facility-Management im Alltag?

Vor allem durch eine erhebliche Zeitersparnis: Begehungen und aufwändige Fehlersuchen vor Ort können drastisch reduziert werden. Eine integrierte Alarmfunktion informiert unverzüglich per Messenger oder Smartphone, welche Anlagen sofortige Aufmerksamkeit benötigen. Zusätzlich erleichtert eine intuitive Aufgabenverwaltung den Arbeitsalltag enorm. Checklisten, Statusverfolgung, Notizenfunktionen und die Möglichkeit, Gebäudedokumentationen zu verwalten, tragen zur User Experience bei, denn so können Maßnahmen schnell zugewiesen und effizient bearbeitet werden.

Reicht es aus, Betriebsdaten lediglich zu analysieren, oder geht die Optimierung noch weiter?

Betreiber sollten in jedem Fall darauf achten, dass ihre eingesetzten Softwarelösungen nicht nur Daten analysieren, sondern auch aktiv in den Gebäudebetrieb eingreifen können. KI-gestützte Systeme passen beispielsweise Heizkurven oder Zeitprogramme dynamisch an tatsächliche Nutzungsdaten und Wetterprognosen an. Wenn etwa die Besucherfrequenz in einem Einkaufszentrum an einem Samstagmittag steigt, erhöht das System automatisch die Lüftungsleistung – ganz ohne menschliches Zutun. Das spart Energie, verbessert den Komfort und entlastet das Betreiberteam zusätzlich.

Generative KI gewinnt zunehmend an Bedeutung im Facility Management. Hype oder Chance?

Generative KI ist definitiv eine große Chance für das Facility Management. Denn vergleichbar mit einem „ChatGPT für Gebäude“ gehen digitale KI-Assistenten einen Schritt weiter als klassische Analysen. Facility Manager können über eine intuitive Benutzeroberfläche beispielsweise direkt Fragen stellen: „Warum ist die Temperatur im Besprechungsraum zu niedrig?“ oder „Warum werden die Sollwerte im Konferenzraum nicht erreicht?“. Die KI analysiert daraufhin die verfügbaren Daten und liefert konkrete Handlungsempfehlungen, etwa den Austausch eines defekten Temperatursensors.

Was bedeutet diese Entwicklung für die Zukunft des Facility Managements?

Cloud-basierte Softwarelösungen und KI ermöglichen einen effizienteren Einsatz knapper Personalressourcen und sichern gleichzeitig eine hohe Servicequalität – auch unter den Bedingungen des Fachkräftemangels. Um Missverständnissen vorzubeugen: Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, Facility Manager zu ersetzen. Im Gegenteil: Die Technologie dient dazu, sie gezielt zu entlasten, ihre Arbeit wirkungsvoller zu gestalten und sie bei komplexen Aufgaben zu unterstützen. Unternehmen, die diese Technologien frühzeitig und strategisch einsetzen, verschaffen sich klare Wettbewerbsvorteile - wenn sie es schaffen auf Kundenseite als auch intern Bedenken abzubauen und auf die Chancen der Digitalisierung zu setzen.